De organisatie van communicatie en de afdeling

Organisatie van communicatie

De organisatie van de communicatie afdeling?

Artikel | Afdelingen & teams communicatie

De afgelopen jaren is er binnen veel afdelingen communicatie vaak de vraag gekomen: kan het ook met minder mensen? Niet altijd zo expliciet, maar de insteek was duidelijk. Afdelingen en teams moeten gerichter werken en zo (bij voorkeur) met iets minder omvangrijke bezetting het werk doen.

Communicatie is, net als diverse andere ondersteunende diensten, vaak onderdeel van een stafbureau, servicebureau of Shared Service Center. Juist daar leeft het optimaal organiseren van de taken en werkzaamheden heel sterk.

Communicatie onder druk?

In trainingen en adviestrajecten vertellen deelnemers met regelmaat dat er druk is vanuit het management om efficiënt en effectief te werken. Dit is op zich helemaal geen vreemd verlangen van een organisatie natuurlijk. Voor afdelingen en teams is dit juist een moment om eens goed te kijken hoe de eigen afdeling is ingericht en georganiseerd. In de praktijk komt het nog erg vaak voor dat communicatie gewend raakt aan een bepaalde manier van werken en taakverdeling, deze (op bepaalde momenten) eens ter discussie stellen kan helemaal geen kwaad.

In diverse artikelen heb ik al vaker geschreven dat communicatie gebaat is bij het hebben van grip op tijd en werkzaamheden door deze bij te houden. Heel simpel door dit bij te houden. Dat draagt enorm bij aan de professionalisering van het vak en de afdeling. Maar er is nog een ander aspect dat een belangrijke rol speelt: hoe is je team of afdeling communicatie eigenlijk georganiseerd?

Organisatie van de afdeling communicatie

Er bestaan veel opvattingen over wat de beste manier is om een afdeling communicatie te organiseren. In de praktijk kom ik globaal drie vormen tegen, al dan niet bewust gehanteerd.

  

De organisatie van communicatie en afdelingen communicatie, modellen uit de praktijk

  

Een afdeling die het “Organogram model” hanteert, heeft communicatie zo georganiseerd dat het de indeling van organisatie volgt. Bijvoorbeeld een zorgorganisatie met 4 regio’s waarbij iedere regio een aanspreekpunt en adviseur heeft binnen de afdeling. Deze adviseur weet wat er speelt binnen een regio en zorgt voor het beantwoorden en pro-actief ophalen van vragen uit die regio. Het voordeel van een dergelijk model is, dat een communicatieadviseur kennis opbouwt over wat er speelt bij de interne opdrachtgever en een vertrouwensband ontstaat.

Communicatieafdelingen die het “Thema model” hanteren, hebben communicatie zo georganiseerd dat het de indeling van belangrijke strategische thema’s in de strategie van de organisatie volgt. Bijvoorbeeld een overheidsorganisatie die als belangrijke thema’s het actualiseren en actiever inzetten van intranet heeft en de introductie van zelfsturing in de organisatie. Deze thema’s hebben dan een eigen vast contactpersoon en adviseur binnen de afdeling communicatie. Het voordeel van dit model is ook dat communicatieadviseurs specifieke expertise opbouwen over een thema. Dit zorgt voor goed inhoudelijk sparringpartnerschap voor interne opdrachtgevers.

Een afdeling die het “Expertise model” gebruikt, heeft communicatie zo georganiseerd dat adviseurs specifieke expertise tot hun taken rekenen. Met een indeling waarbij voor alle relevante communicatiedomeinen en expertises een eigen aanspreekpunt bestaat. Bijvoorbeeld specialisten op het vlak van social media, interne communicatie en marcom. Het voordeel is uiteraard de aanwezige expertise en ruime kennis en ervaring, die zich moet vertalen in waardevolle adviezen en acties.

Deze manieren van hoe communicatie georganiseerd is, zijn niet in beton gegoten uiteraard. Hybride vormen komen veel voor. Maar er is over het algemeen altijd wel een hoofdindeling te bespeuren. Daarnaast is deze indeling vooral een hoofdindeling en moeten ad hoc vragen ook belegd worden. Bijvoorbeeld door een agenda voor het beheer van een algemene mailbox voor communicatie.

Belang van hoe de afdeling communicatie is georganiseerd?

Juist wanneer er vragen komen over gericht werken en de afdeling optimaal inrichten, is dit punt van hoe je georganiseerd bent als afdeling communicatie interessant. Want de wijze van organiseren vraagt ook om een bepaald type adviseurs en om een gerichte ontwikkeling van je team.

Als je kijkt naar de verschillende modellen en manieren waarop afdeling georganiseerd zijn, kan je over het algemeen zeggen dat er bij het “Organogram model” op een afdeling juist generalisten nodig zijn. Allround adviseurs dus met brede kennis en ervaring. Bij het “Expertise model” zijn juist specialisten nodig met veel kennis en ervaring in bepaalde vakgebieden.

  

De organisatie van communicatie en afdelingen communicatie, gevolgen voor de bezetting specialisten en generalisten

  

Als je nadenkt over de inrichting van de afdeling communicatie, is het niet alleen goed om een bewuste keuze te maken in hoe je de afdeling wil organiseren, maar ook dat je goed kijkt wat daar eigenlijk voor nodig is en welke ontwikkeling communicatie dan moet doormaken.

Aan de slag met je team of afdeling?

Ben je bezig met de ontwikkeling van je team of afdeling communicatie en heb je behoefte aan ondersteuning daarbij? Kijk dan bij de workshops voor afdelingen en teams of bij mogelijkheden voor advies op maat.

  

  

  • Boekje : 10 tips
    om beter in positie te komen

    Vul hier je mail-adres en download direct het gratis boekje.

  • Boekje aanvragen met tips voor de communicatie afdeling en de organisatie van communicatie

  

  

  • Maak zelf de Afdelingsscan

    Wil je weten waar jouw afdeling staat? Maak dan de gratis Afdelingsscan en ontvang direct de resultaten.

    Wil je weten hoe jouw afdeling communicatie er voor staat? Met de Afdelingsscan weet je het snel en de organisatie van communicatie
  • Ontvang de nieuwste artikelen

    Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang automatisch de nieuwste artikelen per mail.

    Wil je de nieuwsbrief over de organisatie van communicatie voor je afdeling communicatie ontvangen

  

Andere artikelen lezen?