Hoe presteren andere afdelingen communicatie op de Afdelingsscan

Je uitgangssituatie in kaart brengen

Als afdeling weten waar je staat | Blog

Niet zelden leidt het opnieuw focussen van de afdeling communicatie tot stevige discussies. De afdeling zelf kan er verschillende meningen op na houden, er kan verschil van inzicht zijn met het management, of andere verschillen die een duidelijk beeld van waar de afdeling staat bemoeilijken. In de praktijk komen een aantal situaties veel voor:

  • Een afdeling communicatie heeft het te druk en wil graag extra ondersteuning
  • Het management van een organisatie wil kosten drukken en vraagt alle afdelingen om bij te dragen
  • Een afdeling wordt gevraagd om meer accountable en lean te werken

In al deze gevallen draait het er om de uitgangssituatie van de afdeling goed in beeld te hebben. Niet alleen hoe de afdeling is ingericht en toegerust, maar ook wat de afdeling communicatie nu precies doet voor wie en vooral hoeveel tijd er aan verschillende zaken wordt besteed. Zonder helderheid over deze aspecten is het eigenlijk onmogelijk om als afdeling of management de geschetste situaties goed en gefundeerd aan te pakken.

Grip op werkzaamheden

Juist omdat communicatie voor velen buiten de afdeling zelf herkenbaar is, wordt vaak gedacht dat men wel weet wat de afdeling doet en waar die zich mee bezig houdt. Dit kan een voordeel en een nadeel zijn voor een afdeling zelf. In ieder geval is het cruciaal om als afdeling grip te hebben op waar je je uren aan besteedt. Niet alleen door het bijhouden (hoe saai ook) van de besteedde uren van medewerkers van de afdeling. Maar vooral door helder te maken waar die uren exact aan besteed zijn in termen die de rest van de organisatie begrijpt.

Dit werkt namelijk twee kanten op. Enerzijds houdt je als afdeling zicht op waar je tijd in gaat zitten. Anderzijds kan je bij een eventuele discussie over meer of minder benodigde expertise en fte voor je afdeling een goed beargumenteerd verhaal houden. Kortweg: zonder feiten gaat een discussie over visie en aannames. Als er een noodzaak is om bijvoorbeeld te bezuinigen, dan sta je al snel buitenspel.

Creëer inzicht

Als je nu aan de slag gaat met het bijhouden van werkzaamheden als afdeling, let dan goed op hoe je dit doet. Veel afdelingen houden bij voor wie en wat ze doen maar koppelen dit niet aan projecten binnen de eigen organisatie. Of ze vermelden alleen de voor de afdeling relevante projecten. Het risico bestaat dan dat buiten de afdeling, de werkzaamheden als minder relevant worden gezien. Een andere valkuil bij het creëren van inzicht in je werkzaamheden, is dat je als afdeling of medewerker communicatie niet specifiek bent in het vastleggen van je werkzaamheden. Zo kan je makkelijk 4 uur tijd besteden aan het opstellen van een tekst voor de website over je organisatie, terwijl 1,5 uur daarvan bestond uit overleg met een interne opdrachtgever.

Hoe voorkom je bureaucratie?

Het is duidelijk dat het bijhouden van je tijd voor je werkzaamheden een weinig spannend onderwerp is voor de meesten. Wat je kunt doen als afdeling om te voorkomen dat je het gevoel hebt dat je de halve dag bezig bent met je tijd bijhouden is een twee momenten per jaar kiezen om dit te doen. Bijvoorbeeld 1 maand in de drukste periode van het jaar en 1 maand in de rustigste periode. Zo krijg je een goed beeld en bestrijk je een langere periode. Je hebt zo zicht op wat je doet en kan een goed beeld geven van de afdeling en haar inspanningen.

Meer dan tijd

Om als afdeling je bredere uitgangssituatie in kaart te brengen kun je kijken naar de verschillende domeinen waarop je actief bent, het type werkzaamheden dat je doet en de kenmerken van je afdeling als het gaat om de manier van werken. De Afdelingsscan is daar bijvoorbeeld een goed middel voor. Als je die inzichten koppelt aan wat je doet als afdeling qua inspanningen, heb je een goed en duidelijk beeld van waar je staat.

  

  


  

  • Maak zelf de Afdelingsscan

    Wil je weten waar jouw afdeling staat? Maak dan de gratis Afdelingsscan en ontvang direct de resultaten.

    Wil je naast de uitgangssituatie in kaart brengen ook weten hoe jouw afdeling communicatie er voor staat? Met de Afdelingsscan weet je het snel
  • Download de workshop brochure

    Met een workshop kan je als afdeling in korte tijd een slag maken. Meer weten? Download dan direct de brochure.

    Aan de slag met een workshop positioneren voor je afdeling communicatie in plaats van het in kaart brengen van de uitgangssituatie? Download dan hier de brochure

  

  

Meer weten over het positioneren van je afdeling?

Wil je aan de slag met de positionering van jouw afdeling communicatie? Heb je vragen over een workshop? Neem dan gerust contact op.

020 - 84 55 327
Stuur een e-mail

  

Andere artikelen lezen?