Het belang van focus voor communicatie afdelingen en teams

Meer focus?

Drie stappen voor teams communicatie

Artikel | Afdelingen & teams communicatie

Een succesvolle afdeling of team communicatie kan je vergelijken met een high performance team, een team dat erg goed presteert en gezamenlijk duidelijke resultaten neerzet. Met verschillende disciplines en personen ben je bezig om binnen je organisatie een grote diversiteit aan vraagstukken op te pakken voor een uiteenlopende opdrachtgevers. Wat kan communicatie bij de ontwikkeling van de eigen afdeling leren van de kennis die er is van teams die goed presteren?

In beweging

De meeste middelgrote afdelingen en teams communicatie hebben een breed takenpakket. Van corporate communicatie en woordvoering tot interne communicatie en huisstijlbewaking. Maar heeft communicatie ook een duidelijke focus?

Op dit moment hebben de meeste afdelingen, teams en communicatieadviseurs nog veel werk te doen rondom de gevolgen van de coronacrisis. Maar ook zonder een wereldwijde pandemie is er genoeg beweging op vlak van communicatie. Management en directies vragen in toenemende mate om van communicatie dat zij optimaal aansluiten bij de strategische agenda van de organisatie. Ook is er een vraag naar accountability en zicht op wat communicatie precies doet.

Van afdelingen en teams wordt dus gevraagd om duidelijker keuzes te maken en zichzelf helder op de kaart te zetten om zo van waarde te zijn in en voor de eigen organisatie.

In drie stappen naar focus

Iedereen die wel eens op vakantie in een onbekende stad heeft rondgedwaald kent het gevoel vast wel: eerst struin je heerlijk rond, maar na verloop van tijd merk je dat eigenlijk niet zo goed weet waar je bent, waar je precies geweest bent en waar je naar toe gaat. Dit principe geldt ook voor teams in de context van een organisatie. Hoe kom je als team of afdeling communicatie nu tot een duidelijke focus?

  

Meer lezen zoals het artikel focus voor communicatie? Schrijf je dan hier in voor de nieuwsbrief voor afdelingen, teams en adviseurs communicatie

1. Duidelijkheid

Uit onderzoek onder high performance teams blijkt dat ze één ding gemeen hebben: ze weten waar ze staan en ook precies waar ze heen willen. Dit is dan ook de eerste stap wanneer je als communicatie een betere focus wilt krijgen voor je afdeling of team.

Veel afdelingen vinden dit erg lastig. Waar zijn we nu precies van en wat is onze rol binnen de organisatie? Wat zou die rol moeten zijn? Wat zijn onze ambities? Wat vraagt de organisatie van ons? Allemaal vragen die je kunt beantwoorden om meer duidelijkheid te krijgen over de richting waarin je afdeling zich zou moeten ontwikkelen.

Om te voorkomen dat een mooie ambitie voor je afdeling teveel bij mooie woorden en goede bedoelingen alleen blijft, is het erg handig om jezelf een goed beeld te vormen van waar je staat als communicatie? Wat doe je nu, hoe werk je als afdeling, hoe wordt je gezien?

  • Een eerste stap om te focussen en duidelijkheid te creëren voor je afdeling, is de simpele vraag beantwoorden: hoe ziet succes er uit voor onze afdeling communicatie?

2. Consistentie

De meeste bekende lange termijn belegger ter wereld is vermoedelijk Warren Buffet van Berkshire Hathaway die circa € 500 miljard beheert. Deze miljardair lukt het om behoorlijk nuchter en gewoon te blijven (hij woont nog steeds in Nebraska in een vrij normaal huis en rijdt in een oude auto) onder zijn rijkdom en invloed. Deze houding zie je terug in hoe hij om gaat met strategische keuzes voor bedrijven.

  

Het belang van focus voor communicatie afdelingen en teams Buffet en strategie

Warren Buffet in gesprek met Barack Obama

  

Buffet is er van overtuigd dat zowel mensen en bedrijven zich te veel laten afleiden in hun strategie. Jaarplannen en to-do-lijstjes worden in de waan van de dag snel aangepast en bijgesteld. Te snel volgens Buffet. Het gevolg is dat je makkelijk van koers raakt en ambities niet voldoende weet te realiseren.

Hij raadt zijn mensen dan ook aan om zoveel mogelijk doelen en ambities voor hun organisatie of afdeling te noteren. Van die lijst maak je een top-5 en de rest gooi je weg, anders leidt het maar af. Een behoorlijk resolute manier van focussen. De benadering van Buffet zie je ook terug bij high performance teams. Zij werken consistent aan het realiseren van hun ambities door zich te focussen op een beperkt aantal doelen.

  • Een tweede stap om te focussen en consistentie te creëren voor je afdeling is dus te formuleren: wat is de meest effectieve manier om succesvol te zijn voor onze afdeling communicatie?

3. Uitvoering

Heb je als afdeling duidelijkheid over hoe succes er uit ziet voor je afdeling en wat de meest effectieve manier om succesvol te zijn, dan komt het aan op de uitvoering. Hoe geef je in de dagelijkse praktijk nu invulling aan je koers en ambities?

De eerste twee stappen zijn sterk gericht op de toekomst, om de uitvoering van je nieuwe focus als afdeling goed te kunnen invullen is het aan te raden om een blik te werpen op het hier en nu. Waar loop je tegen aan wanneer je kijkt naar je ambities en doelen voor je afdeling of team?

Een bruikbare oefening is om met elkaar eens alle bottlenecks te formuleren die je kunt bedenken. Alles wat succes in de weg zou kunnen staan. Van specifieke kennis of vaardigheden die je nog nodig hebt als team tot werkwijzen bij projecten of je informatiepositie binnen de organisatie.

Door een goed overzicht te maken van deze horden op weg naar succes, kan je de uitdagingen daarna groeperen: welke uitdagingen passen bij elkaar of houden sterk verband met elkaar? Met een aantal clusters aan uitdagingen kan je gezamenlijk een praktische tactieken formuleren om deze uitdagingen gericht op te pakken. Zo maak je duidelijk (voor jezelf en je team) hoe je in positie komt als communicatie in de praktijk van alledag. Lees daarover ook het artikel over veranderen als afdeling.

  • De derde en laatste stap om te focussen en uitvoering te geven aan je ambities als afdeling, is dus door te formuleren: hoe zetten we concreet dagelijks stappen om te komen waar we naar toe willen?

Praktisch en gericht

Wil je als team of afdeling communicatie zelf op een praktische en gerichte manier aan de slag met je positie, dan is deze aanpak goed bruikbaar. Ben je bezig met de ontwikkeling van communicatie en heb je behoefte aan ondersteuning daarbij? Kijk dan bij de workshops voor afdelingen en teams.

  

  

  • Boekje : 10 tips
    om beter in positie te komen

    Vul hier je mail-adres en download direct het gratis boekje.

  • Boekje aanvragen met tips voor de communicatie afdeling in 3 stappen naar focus

  

  

  • Maak zelf de Afdelingsscan

    Wil je weten waar jouw afdeling staat? Maak dan de gratis Afdelingsscan en ontvang direct de resultaten.

    Wil je weten hoe jouw afdeling communicatie er voor staat? Met de Afdelingsscan weet je het snel
  • Ontvang de nieuwste artikelen

    Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang automatisch de nieuwste artikelen per mail.

    Wil je de nieuwsbrief over het positioneren voor je afdeling communicatie ontvangen

  

Andere artikelen lezen?