Wat voor ad hoc werk komt er bij jullie binnen?

Waarom het loont om verder te kijken dan de hoeveelheid ad hoc werk | Artikel

27 oktober 2026

Thema: Focus en prioritering

Tijdens een workshop noemde iemand de interne nieuwsbrief als voorbeeld van ad hoc werk. Die moest nog worden opgemaakt en kwam boven op de andere werkzaamheden. Bij het doorvragen bleek dat de nieuwsbrief op een vast moment verscheen. De taak was bekend, maar voelde in de volle werkweek toch als iets wat er onverwacht bij kwam.

Dat is een herkenbaar verschil. Werk kan als ad hoc worden ervaren terwijl het vooraf best te voorzien was. Als je wilt begrijpen waarom je team zoveel tussendoorwerk heeft, helpt het om dat onderscheid te maken.

Hetzelfde woord voor verschillende situaties

In gesprekken met communicatieteams komt van alles onder de noemer ad hoc terecht. Een incident, een directieverzoek, een kleine tekstwijziging of een project dat buiten het jaarplan valt. Soms bedoelen mensen vooral dat het werk ongepland is. Soms dat het snel moet. En soms dat het op een onhandig moment binnenkomt.

Dat maakt een uitspraak als ‘we hebben te veel ad hoc werk’ lastig om mee aan de slag te gaan. Het zegt iets over de ervaring van het team. Je weet nog niet wat er nodig is om de situatie te veranderen.

Ik zou daarom eerst een aantal herkenbare situaties uit elkaar halen. Ze kunnen elkaar overlappen. Een klein verzoek kan bijvoorbeeld ook te laat zijn aangeleverd en eigenlijk bij een andere afdeling horen.

Werk dat werkelijk onverwacht is

Er gebeurt iets waarop je direct moet reageren. Een incident heeft gevolgen voor bezoekers of medewerkers, of er komt een urgente persvraag binnen. Op dat moment hoort snel schakelen bij je werk.

Je kunt de gebeurtenis misschien niet voorspellen, maar wel afspraken maken over bereikbaarheid, besluitvorming en wie wat doet. Ook kun je in je capaciteit rekening houden met onverwachte vragen. Welk deel daarvoor nodig is, hangt af van je team en de organisatie waarvoor je werkt.

Het is weinig zinvol om al dit werk te willen voorkomen. De vraag is vooral of je ervoor bent toegerust en wat er moet gebeuren met de werkzaamheden die ervoor wijken.

Werk dat je had kunnen zien aankomen

Een nieuwsbrief, een jaarlijks evenement of een terugkerende campagne heeft een herkenbaar ritme. Toch kunnen onderdelen daarvan steeds opnieuw als spoedvraag binnenkomen. De publicatiedatum staat wel in de agenda, maar de voorbereiding of afstemming is onvoldoende meegenomen.

Hier helpt het om naar het hele verloop te kijken. Wanneer moet de inhoud beschikbaar zijn? Wanneer is er tijd nodig voor redactie en goedkeuring? Wie bewaakt die momenten?

Dat geldt ook binnen het communicatieteam. Als de ene collega al weken aan een project werkt en de vormgever pas op het laatste moment hoort wat er nodig is, ontstaat de verrassing in de eigen samenwerking.

Werk dat voor iemand anders al lang bekend was

Een verbouwing wordt al maanden voorbereid. Communicatie hoort ervan wanneer bezoekers moeten worden geïnformeerd. Op dat moment kan er werkelijk spoed zijn. De verbouwing begint maandag en mensen moeten weten welke ingang ze kunnen gebruiken.

Alleen naar de urgentie van vandaag kijken helpt dan onvoldoende. Interessanter is wanneer de gevolgen voor bezoekers bekend waren en waarom Communicatie die informatie toen nog niet had.

Daar kunnen verschillende oorzaken achter zitten. De projectleider dacht pas laat aan communicatie. Het team had zelf weinig contact met de betreffende afdeling. Of er was wel contact, maar niemand heeft de communicatieve gevolgen op tijd besproken. Welke oorzaak speelt, bepaalt waar je iets kunt veranderen.

Kleine vragen die steeds terugkomen

Een logo opsturen, een presentatie aanpassen of een korte webtekst corrigeren lijkt weinig werk. Als zulke vragen verspreid over de dag binnenkomen, vragen ze steeds opnieuw aandacht.

Bij deze categorie zijn twee vragen nuttig. Kun je de afhandeling bundelen? En waarom blijft dezelfde vraag terugkomen? Misschien kunnen collega's bestanden niet vinden, ontbreekt er een bruikbaar sjabloon of is niet duidelijk wat ze zelf mogen aanpassen.

Dat zijn verschillende aanleidingen voor verbetering. Een vast werkmoment kan de onderbrekingen verminderen. Een vindbare, bruikbare voorziening kan ervoor zorgen dat een deel van de vragen niet meer nodig is.

Werk waarvan de verantwoordelijkheid onduidelijk is

Soms komt een vraag bij Communicatie terecht omdat het team overzicht heeft en dingen geregeld krijgt. Je zoekt inhoud uit, verzamelt reacties of coördineert een taak waarvoor nog niemand zich verantwoordelijk voelt.

Dat kan nodig zijn, maar het verdient wel een bewuste keuze. Dat iets uiteindelijk in een tekst of een bord eindigt, betekent niet dat Communicatie ook alle inhoudelijke en organisatorische voorbereiding moet verzorgen.

Bij dit werk helpt vooral het gesprek over wie waarvoor verantwoordelijk is. Alleen een ruimere planning maken kan betekenen dat je steeds meer tijd reserveert voor taken die beter ergens anders belegd kunnen worden.

Maak een kleine inventarisatie

Je hoeft hiervoor geen omvangrijk onderzoek te starten. Verzamel bijvoorbeeld enkele weken de verzoeken die tussendoor binnenkomen. Noteer wat de vraag was, waar die vandaan kwam, hoeveel tijd je eraan besteedde en wat ervoor moest wijken. Kijk vervolgens samen welke patronen zichtbaar worden.

Bespreek bij een aantal terugkerende voorbeelden of het verzoek voorzienbaar was, waarom het nu pas kwam en wat direct moest gebeuren. Kijk ook naar het werk dat je onderweg zelf hebt toegevoegd. Soms lijkt een vraag klein, maar zit er veel afstemming achter die je aanvankelijk niet meetelt.

Gebruik de inventarisatie om één patroon te kiezen dat je wilt veranderen. Bijvoorbeeld de losse vormgevingsvragen van één afdeling, of projecten waarbij de benodigde inhoud steeds ontbreekt. Dan kun je gericht onderzoeken wat er anders kan en met wie je daarover in gesprek moet.

Het percentage ad-hocwerk geeft een eerste beeld van het tijdsbeslag. De voorbeelden laten zien waar je goed kunt beginnen.

Door: Reinder van Zandvoort
Alle artikelen | LinkedIn

Alle artikelen over focus en prioritering

Meer lezen? Bekijk dan de andere artikelen.