Hoe ad-hocwerk

Artikel | Over de doorwerking van losse verzoeken op je werk en je positie als communicatie

1 oktober 2026

Thema: Focus en prioritering

Je begint de week met een redelijk overzichtelijke planning. Er ligt een advies dat af moet, je wilt een project voorbereiden en er staat een gesprek met een interne opdrachtgever gepland. Aan het einde van de week heb je hard gewerkt. Toch is een deel van dat werk blijven liggen. Er kwamen andere vragen tussendoor die op dat moment voorgingen.

Dat herken ik uit veel gesprekken met communicatieteams. Ad-hocwerk hoort bij het werk, maar neemt soms zoveel ruimte in dat het de manier van werken gaat bepalen. En dat heeft gevolgen die verder gaan dan een planning die niet wordt gehaald.

Werk dat steeds tussendoor komt

Een persvraag, een onverwachte gebeurtenis of een kwestie die vandaag aandacht vraagt: je kunt als communicatieafdeling niet alles vooraf plannen. Dat hoeft ook niet. De organisatie moet erop kunnen rekenen dat je kunt reageren wanneer dat nodig is.

Maar onder ad-hocwerk valt in de praktijk veel meer. Een tekst die iemand snel nodig heeft. Een presentatie die nog moet worden aangepast. Een bericht over een project waarvan je niet wist dat het al zo ver was. Allemaal vragen die los binnenkomen en ieder voor zich best redelijk kunnen zijn.

Stel dat je een vijfde van je werktijd aan dit soort vragen besteedt. Bij een werkweek van vijf dagen is dat samen één dag. Toch wordt de planning voor de komende maanden vaak gemaakt alsof alle vijf de dagen beschikbaar zijn. De ruimte voor tussendoorwerk moet dan iedere week opnieuw ergens vandaan komen.

Dat verklaart een deel van de drukte. Daarnaast kan er een patroon ontstaan waardoor het werk juist steeds vaker op het laatste moment bij communicatie terechtkomt.

Een kleine vraag onderbreekt meer dan je planning

Een verzoek dat vijf minuten kost, lijkt gemakkelijk tussendoor te passen. Even een tekst aanpassen, een vraag beantwoorden en weer verder. Maar voordat je terug bent bij je oorspronkelijke werk, kan er behoorlijk wat tijd verstreken zijn. Onderzoek naar onderbrekingen bij kenniswerkers laat zien dat dit in totaal gemiddeld ruim 15 minuten kan duren. Mensen pakken tussendoor vaak ook andere werkzaamheden op.

Dat is herkenbaar. Je opent je mail voor dat ene verzoek en ziet meteen een andere vraag die je ook snel kunt beantwoorden. Vervolgens belt een collega. Als je daarna terugkeert naar het advies waaraan je werkte, moet je opnieuw je gedachtegang oppakken. Waar was je gebleven? Welke afweging wilde je maken?

Zo raakt je werkdag soms versnipperd. Je hebt allerlei vragen afgehandeld, maar minder voortgang geboekt met het werk dat je voor die dag had gepland. Juist voor het uitwerken van een advies, het afwegen van mogelijkheden of het schrijven van een goede tekst heb je aaneengesloten aandacht nodig.

Naast dat directe effect op je werk kan binnen het team een patroon ontstaan waardoor ad-hocvragen steeds opnieuw voorrang krijgen.

Hoe de spiraal ontstaat

Het begint bij de manier waarop vragen binnenkomen. Een communicatieafdeling werkt voor verschillende onderdelen van de organisatie. Opdrachtgevers weten hun vaste contactpersoon te vinden en sturen een mail, een appje of lopen even langs. Voor die opdrachtgever gaat het om één verzoek. Bij de adviseur komen de verzoeken van al die opdrachtgevers samen.

Aan zo'n verzoek zit meestal ook een verwachting over de snelheid. Het moet deze week klaar zijn, liefst morgen. Soms is die termijn noodzakelijk. Soms heeft iemand zelf iets toegezegd of wil diegene het gewoon graag afronden. Als je dat niet bespreekt, wordt de deadline van de ander al snel jouw deadline.

Vervolgens ga je aan de slag. Misschien ontbreekt er nog informatie, maar die zoek je zelf wel even op. Misschien zou de opdrachtgever een eerste aanzet moeten maken, maar zelf schrijven gaat sneller dan uitleggen wat je nodig hebt. Het verzoek wordt afgehandeld en de collega is geholpen.

Ondertussen schuift je geplande werk op. Het advies kan nog wel een dag wachten. Het gesprek met die andere afdeling wordt verplaatst. Aan het verbeteren van de werkwijze kom je deze week helemaal niet toe.

Daar zit een lastig effect. Juist het werk waarmee je toekomstige vragen eerder in beeld krijgt, raakt in de knel. Je spreekt opdrachtgevers minder, kijkt minder vooruit en hoort later welke plannen er zijn. Daardoor komen volgende verzoeken opnieuw pas binnen wanneer er snel iets moet gebeuren. Zo kan de spiraal zichzelf versterken.

De organisatie leert ook van jouw reactie

Voor de opdrachtgever ziet dezelfde week er heel anders uit. Die heeft een vraag gesteld en is goed geholpen. Dat jij daarvoor een ander project hebt doorgeschoven, blijft vaak buiten beeld. Ook het uitzoekwerk dat je hebt overgenomen, is lang niet altijd zichtbaar.

De volgende keer is het daarom logisch om het weer zo te doen. Een mail sturen werkt blijkbaar prima. Communicatie zoekt uit wat nodig is en zorgt dat het op tijd afkomt.

Dat maakt dit patroon zo begrijpelijk. Je wilt helpen, je kunt het werk goed doen en de ander is tevreden. Tegelijkertijd ontstaat de verwachting dat dit de gewone manier van samenwerken is. Zeker als je nergens aangeeft wat je deze keer extra hebt gedaan of wat je voor een volgend verzoek anders wilt afspreken.

Wat het met de afdeling doet

De meest zichtbare gevolgen zijn tijdsdruk en werk dat blijft liggen. Maar er gebeurt meer. Voor een doordacht advies moet je kunnen onderzoeken wat er speelt, verschillende mogelijkheden afwegen en soms iets laten bezinken. Als je vooral van verzoek naar verzoek werkt, wordt die ruimte kleiner.

Ook je adviespositie kan eronder lijden. Je bent wel betrokken, maar vooral op het moment waarop er iets gemaakt moet worden. Het gesprek over de aanpak heeft dan al plaatsgevonden. De organisatie blijft je daardoor vooral zien in de rol die je op dat moment vervult.

En de samenwerking kan stroever worden. Jij vindt dat de opdrachtgever wel erg laat komt. De opdrachtgever begrijpt niet waarom een ogenschijnlijk klein verzoek zo ingewikkeld wordt. Beiden kijken vanuit hun eigen werk naar dezelfde situatie.

Niet ieder communicatieteam doorloopt deze hele spiraal. Maar als je delen ervan herkent, is het de moeite waard om te kijken waar je zelf een eerste verandering kunt aanbrengen.

Begin bijvoorbeeld met bundelen

Een praktische mogelijkheid is om kleine verzoeken die kunnen wachten te verzamelen en op een vast moment af te handelen. Webwijzigingen bijvoorbeeld, of korte redactievragen. Je kunt daar één of enkele blokken in de week voor reserveren, afhankelijk van wat er binnenkomt.

Je beoordeelt bij binnenkomst wel of een verzoek kan wachten en of het bij jou hoort. Vervolgens geef je terug wanneer je het oppakt. Daarmee weet de opdrachtgever waar die aan toe is en hoef jij niet voor iedere vraag je andere werk te onderbreken.

Bundelen maakt de hoeveelheid werk niet vanzelf kleiner. Het kan wel zorgen voor minder versnippering en meer rust om ander werk af te maken. Het vraagt ook dat je zo'n blok serieus neemt. Als het bij de eerste nieuwe vraag alweer uit je agenda verdwijnt, verandert er weinig.

Dit is één van de mogelijkheden om anders met ad-hocwerk om te gaan. Welke andere aanpak past, hangt af van wat er bij jouw team binnenkomt. Een onverwachte persvraag vraagt tenslotte iets anders dan een terugkerende aanvraag voor een poster. Daar begint de volgende stap: eens preciezer kijken naar het werk dat je nu allemaal ad hoc noemt.

Door: Reinder van Zandvoort
Alle artikelen | LinkedIn

Alle artikelen over focus en prioritering

Meer lezen? Bekijk dan de andere artikelen.