Artikel | Ruimte voor focus in de waan van de dag

Het voordeel van even afstand hebben van je werkzaamheden als team communicatie (bijvoorbeeld na een vakantie), is dat je weer fris aan je projecten begint. Dan valt vaak op hoe snel je weer in de waan van de dag zit.

En die waan van de dag wordt niet altijd gevuld met projecten waar je eigenlijk als communicatie je aandacht aan zou willen besteden. Sommige werkzaamheden of taken kunnen je afhouden van waar je als afdeling eigenlijk van wilt zijn. In een eerder artikel is het aanbrengen van focus al aan bod gekomen. Maar hoe krijg je op een praktische manier meer ruimte als afdeling voor die focus?

De praktijk

Wanneer je als team in beeld hebt welke rol en positie je wilt innemen in de organisatie, komt het aan op het consequent werken aan die positie. De praktijk is in veel gevallen dat interne klanten je afdeling regelmatig benaderen met zaken die niet optimaal passen bij de focus en rol die je nastreeft.

Afdelingen zie ik in zulke gevallen toch nog relatief veel tijd besteden aan die vragen en projecten. Dat natuurlijk altijd met de beste intenties: klanten/collega’s willen helpen, iemand zit omhoog, anders komt het misschien niet goed, interne politiek, etc. . Het gevolg is dat de interne klant dan wel is geholpen, maar helaas communicatie als team vaak niet.

Een stap naar meer ruimte?

Om ruimte te creëren voor je focus als team, is het goed om in beeld te hebben hoe je je tijd besteedt. Wat doe je precies in de tijd die je hebt? Door simpelweg je projecten, werkzaamheden en tijdbesteding in beeld te brengen, maak je voor jezelf helder hoe de ‘waan van de dag’ er eigenlijk over een langere periode uitziet.

Wat je dit oplevert is een overzicht van projecten, taken en tijd die je langs de meetlat van je gewenste rol als afdeling kan leggen: draagt het bij aan wat we als afdeling willen bereiken? In welke mate draagt het bij? Moeten we die tijd niet eigenlijk ergens anders aan besteden? Kan het slimmer? Etc.

Door gedetailleerd te kijken naar je werkzaamheden, krijg je een beeld of het werk dat je doet wel echt nodig is en past bij je afdeling. Is het bijvoorbeeld nodig om bij alle overleggen aan te schuiven? Meedenken over de opzet van vacatures voor de arbeidsmarktcommunicatie is verstandig, maar moet je ook alle teksten opstellen voor die vacatures? Tuurlijk is het altijd maar ‘even’ een kwartiertje werk, maar je kan ook alleen de eindredactie doen. En dat scheelt weer tijd.

Wanneer je op zo'n manier je werkzaamheden inventariseert, zet je een eerste stap naar meer ruimte creëren voor je focus als afdeling. Het doel is dus om eerst de (al dan niet terugkerende) taken die geen prioriteit vormen in beeld te brengen en te bezien welke werkzaamheden die nu precies bevatten. Heel praktisch kan je de projecten, taken en vragen die je afleiden van je focus, indelen in twee groepen:

1. Wat moeten we niet meer doen? (geen tijd meer aan besteden)
2. Wat moeten we anders doen? (minder tijd aan besteden)

Oplossingen zoeken

Wanneer je het bovenstaande in kaart hebt gebracht ben je al een eind op weg om meer ruimte te creëren voor je focus als team. De vervolgstap is om slimme oplossingen te bedenken hoe je ervoor kan zorgen dat je geen of minder tijd meer besteedt ergens aan. Dit werkt het beste door te denken vanuit de interne klanten die deze vragen aan je team stellen.

Waarom komt zo’n vraag eigenlijk bij communicatie terecht? Wat zit er achter die vraag? Hoe kan de interne klant ook geholpen worden zonder dat je als team teveel op je bord krijgt of wordt belast? Het bedenken van alternatieve oplossingen voor interne klanten is een optie om zeker dieper in te duiken. Kan je formats of templates gebruiken om de klant zelfstandiger op weg te helpen? Welke tools kan je inzetten? Moet je interne klanten inwerken om met deze tools te werken? Hoe hebben zulk soort tools de meeste kans van succes?

Het kan ook zijn dat verantwoordelijkheden onduidelijk zijn waardoor veel werk onnodig bij je afdeling terecht komt. Dan is een instrumentele oplossing met tools of formats voor interne klanten lastiger. Het gesprek aan gaan met de interne klant is dan raadzaam. Uiteraard wel met een idee hoe de klant zijn vraag beantwoord kan krijgen wanneer je het als communicatie niet doet.

Een eerste stap naar ruimte voor focus begint dus met een beeld te krijgen van waar je die ruimte kan creëren. De Afdeling Communicatie training & advies geeft advies en workshops voor afdelingen en teams communicatie. Naast advies over de positie en rol, ook met gerichte workshops en werksessies over onderwerpen zoals het creëren van ruimte voor focus als afdeling communicatie.

Meer weten?

Wil je meer weten, neem dan gerust contact op: 033 - 21 10 075 of stuur een e-mail

• Maak zelf de Afdelingsscan

  Wil je weten waar jouw afdeling staat? Maak dan de gratis Afdelingsscan en ontvang direct de resultaten.

  

• Ontvang de nieuwste artikelen

  Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang automatisch de nieuwste artikelen per mail.

  

Andere artikelen lezen?

• Werken aan je positie als communicatieadviseur
• Rol en mogelijkheden voor communicatie in de corona-crisis
• Hoe positioneer je de afdeling communicatie?
• Als communicatieadviseur in een strategische positie komen
• Het belang van het communicatieperspectief
• Hoe presteren andere afdelingen communicatie
• Probleemdenken bij de visievorming voor je afdeling
• Je uitgangssituatie in kaart brengen voor je afdeling
• Hoe komt verandering tot stand voor je afdeling?
• Het Rolmodel gebruiken voor je afdeling?