Artikel
Meer effect als communicatieafdeling?
In het kort
Hard werken en kwaliteit leveren betekent nog niet dat je werk landt in de organisatie. Effect bereik je niet door meer te doen, maar door beter te kiezen, te beginnen met een heldere opdracht. De wet van Maier, effect = kwaliteit x acceptatie, helpt om het contact met interne opdrachtgevers te bekijken. Vroeg aanhaken, keuzes maken in wat je wel en niet doet en regie nemen maken het verschil.
Luister de podcast van dit artikel op YouTube
Je kent het vast wel. Je team draait op volle toeren, er liggen prachtige plannen, en je levert kwaliteit. En toch... blijft de impact achter. Het lijkt alsof je werk niet helemaal landt bij de organisatie. Hoe kan dat?
De vraag die je jezelf dan kunt stellen is: doen we de juiste dingen, op het juiste moment, op de juiste plek? Wat kan je als communicatieafdeling doen om wél het verschil te maken?
Hoe ga je van druk zijn naar effectief zijn?
Druk zijn is niet hetzelfde als effectief zijn. Veel communicatieafdelingen zijn hard aan het werk, maar missen soms de aansluiting met de echte vragen van de organisatie. Of die vraag is überhaupt niet helder. En dat komt veel vaker voor dan teams en interne opdrachtgevers denken. Effect bereik je niet door méér te doen, maar door beter te kiezen. Daarvoor moet je eerst begrijpen wat de organisatie echt nodig heeft. En dan: met focus en lef positie innemen.
Effectieve communicatie begint bij een heldere opdracht. Dat betekent: in gesprek gaan met je directie, managers en collega’s. Wat zijn hun doelen? Welke veranderingen willen ze realiseren? En waar liggen de communicatie-uitdagingen?
Veel afdelingen en teams slaan deze stap over. Het gevolg: mooie campagnes of middelen die uiteindelijk weinig bijdragen aan het grotere geheel. In de kern natuurlijk zonde van de energie. Stel dus vaker de vraag “waarom?” voordat je aan iets begint. Waarom is dit belangrijk? Waarom nu? Waarom via communicatie?
Wat zegt de wet van Maier over je effect?
In trajecten met opdrachtgevers gebruik ik de onderstaande afbeelding nog wel eens. De 'Wet van Maier' die stelt: effect = kwaliteit x acceptatie. Misschien komt het je nog bekend voor vanuit je opleiding van lang geleden. In de praktijk merk ik dat het nog erg bruikbaar is voor de positie van jezelf en je team communicatie, zeker voor de analyse van het contact met interne opdrachtgevers. De strekking van de wet is dat het effect van advies/communicatie gebaseerd is op twee zaken: de kwaliteit van de boodschap/communicatie en de acceptatie ervan door de ontvanger.
Zeker bij het kijken naar 'landt je advies' of 'hoe kom ik beter in positie' is dit een handig hulpmiddel en leuk om als team eens het gesprek over te voeren. Met name omdat je bij het nadenken over dergelijke vragen in feite hetzelfde doet als wanneer je een communicatievraagstuk benadert: denken vanuit de doelgroep en de motieven, houding en aannames die bij hen leven. Alleen is het nu een interne doelgroep en leg je ook jezelf onder een vergrootglas.
Hoe claim je je plek aan tafel?
Als communicatieprofessional en team heb je kennis van gedrag, verandering en beïnvloeding. En een vaak onderbelicht: je hebt kennis van het denken vanuit de doelgroep/ontvangers en de vaardigheden om een boodschap goed bij de doelgroep over het voetlicht te brengen. Die expertise is in essentie erg waardevol, maar alleen als je die ook strategisch inzet én in kunt zetten.
Daarvoor moet je vroeg aangehaakt zijn. Niet als uitvoerder achteraf, maar als sparringpartner aan de voorkant. Dat vraagt om een andere rol, en soms ook om een ander gesprek met je opdrachtgever. Vraag jezelf dus af: waar zit ik nu in het proces? En waar zou ik willen zitten?
Hoe kies je wat je wel en niet doet?
Effect bereik je door keuzes te maken. Vrijwel geen afdeling of team met wie ik werk zwemt in tijd, veel vaker is er een tekort aan tijd. Keuzes maken in wat je oppakt, maar ook in wat je laat liggen helpt. En natuurlijk is dat spannend. Want ‘nee’ zeggen voelt vaak ongemakkelijk. Maar het is noodzakelijk om als afdeling echt impact te maken. Nu is het op termijn altijd goed om ‘nee’ te voorkomen in plaats van ‘nee’ te moeten verkopen. Dat heeft weer te maken met de positie die je hebt en hoe je gezien wordt.
Kijk eens kritisch naar je projecten als team. Draagt dit bij aan de doelen van de organisatie? Zo niet, durf dan te herprioriteren. Ga nadien met je interne opdrachtgevers in gesprek over wat je wel en niet gaat doen en waarom. Werken met een communicatiekalender waarin je niet alleen het ‘wat’ plant, maar ook het ‘waarom’ van elk project benoemt kan daarin helpen. Voor meer input kan je ook dit artikel lezen over hoe je tot meer focus komt: Meer focus? Drie stappen voor teams communicatie.
Hoe pak je de regie?
Wil je als communicatieafdeling écht het verschil maken? Dan begint dat met eigenaarschap. Niet afwachten wat er op je afkomt, maar proactief meedenken, scherpe vragen stellen en je vakkennis inzetten om richting te geven. Laat zien dat je niet alleen goed kunt zenden, maar vooral kunt bijdragen aan verandering en plannen. Dáár zit je meerwaarde.
Door: Reinder van Zandvoort
Alle artikelen | LinkedIn
Aan de slag met je afdeling?
Met veel plezier werk ik met teams en afdelingen samen aan vraagstukken. Zit je met een vraag? Bel gerust eens voor een vrijblijvend gesprek.
033 - 21 10 075info@de-afdelingcommunicatie.nl
Reinder van Zandvoort, adviseur en trainer · Meer over mij
Meer artikelen in het thema Focus voor communicatie
Focus voor communicatie gaat over de keuzes die je als team maakt: waar besteed je tijd en aandacht aan? Veel communicatieafdelingen willen meer ruimte voor de vraagstukken met de grootste bijdrage aan de organisatie, zoals organisatieontwikkeling, strategisch advies, verandercommunicatie of reputatie. Dat vraagt om bewuste keuzes over waar de afdeling haar capaciteit inzet.
Meer over het thema Focus voor communicatie
Meer lezen? Bekijk dan de andere artikelen.
Welke werkzaamheden kun je anders organiseren?
Minder ad-hocwerk door beter samen te werken met opdrachtgevers
Wat jouw reactie op een verzoek betekent voor de volgende keer
Drie manieren om als communicatie grip te krijgen op ad-hocwerk
Wat voor ad-hocwerk komt er bij jullie binnen?
Hoe ad-hocwerk zichzelf in stand kan houden
Evalueren is geen luxe – het is je legitimatie
Ruimte voor focus in de waan van de dag
De organisatie van communicatie en de afdeling
Meer effect als communicatie? Stel jezelf eens een paar vragen...
3 stappen voor meer focus als communicatieafdeling
Je interne opdrachtgevers benaderen als doelgroep
