Artikel | Afdelingen & teams communicatie

Heb je als team of afdeling communicatie voor ogen welke positie je wilt innemen, dan komt het aan op het waarmaken ervan. Dit kan zijn door bepaalde expertises te ontwikkelen, terugkerend werk te standaardiseren of andere bewegingen die je positie ondersteunen. In de projecten met teams en afdelingen merk ik dat een ander hulpmiddel ook erg bruikbaar is: een leidraad voor je manier van werken. Zo’n leidraad kan je op veel manieren uitwerken.

Duidelijkheid creëren

Als communicatieadviseurs en -medewerkers vorm je gezamenlijk de communicatiefunctie en werk je samen als team aan je positie. In de samenwerking is het goed om heel helder te maken hoe je als team wilt werken, waar de communicatie aan moet voldoen volgens je team en ook wat interne klanten van je mogen verwachten.

Zo’n leidraad kan voor sommigen in eerste instantie wat ‘schools’ overkomen. Toch blijkt in praktijk dat mensen (zowel het team als interne klanten) het simpelweg prettig te vinden wanneer het helder is wat er verwacht wordt.

Het is handig om dit soort afspraken vast te leggen met elkaar. Zo heb je een duidelijk referentiepunt en een leidraad om op terug te grijpen. Een leidraad die je als team kunt hanteren in je manier van werken en die je met elkaar regelmatig kunt bespreken (ervaringen, bottlenecks en oplossingen). Het kan bij wijze van spreken aan de muur hangen. Zo werk je makkelijk en samen aan de positie van communicatie.

Hoe vul je zo’n leidraad in?

De eerste stap is om de kaders vast te leggen. Ieder team heeft eigen uitgangspunten en streeft in de eigen organisatie een positie na. Daarom moet je als team zelf een invulling maken van wat passend is. Kijk daarbij als team vooral naar de zaken waarover je als team duidelijkheid wilt en eenheid wilt creëren. Dit kan op diverse vlakken zoals de doelen die je nastreeft in je communicatie, werkwijzen of werkwaarden. Hieronder zie je een voorbeeld:.

Actief inzetten

Als je als team de inhoud van je leidraad of werkkaders hebt geformuleerd, komt het er op aan om deze actief in te zetten. Natuurlijk kan je het letterlijk aan de muur te hangen, al zorgt het hybride werken wel voor wat uitdagingen... Belangrijk is om je leidraad vooral een rol te laten spelen in teamoverleggen en activiteiten. Denk daarbij aan de dagstart, stand-ups, wekelijkse besprekingen en bij evaluaties (met elkaar en met interne klanten). Op die manier gebruik je het met elkaar en blijft je er ook over in gesprek.

Bij trajecten die ik doorloop met teams en afdelingen is het opmaken van zo'n leidraad vaak onderdeel van het vastleggen van ‘hoe werken we als team’. Meestal de laatste fase van een positioneringstraject wanneer de richting duidelijk is die het team op wil. Maar je kan deze leidraad ook gewoon losstaand met je team formuleren en zo meer duidelijkheid en eenheid creëren in je manier van werken.

Referenties

Met veel verschillende afdelingen en teams communicatie werk ik aan hun positie. Ga je aan de slag met je positie als team en heb je vragen, laat het gerust weten.

Andere artikelen lezen?

• De ontwikkeling van de afdeling communicatie
• Werken aan je positie als communicatieadviseur
• Rol en mogelijkheden voor communicatie in de corona-crisis
• Hoe positioneer je de afdeling communicatie?
• Als communicatieadviseur in een strategische positie komen
• Het belang van het communicatieperspectief
• Hoe presteren andere afdelingen communicatie
• Probleemdenken bij de visievorming voor je afdeling
• Je uitgangssituatie in kaart brengen voor je afdeling
• Hoe komt verandering tot stand voor je afdeling?
• Het Rolmodel gebruiken voor je afdeling?