Artikel | Afdelingen & teams communicatie

De afdelingen en teams communicatie met wie ik werk zijn sterk verschillend in wat zij doen en welke focus ze hebben. Een punt waarop wel veel overeenkomst zit is de behoefte aan proactiviteit.

Behoefte aan proactiviteit?

Die behoefte aan het proactief zijn van de adviseurs en het team als geheel komt in veel gevallen voort uit de vragen en opvattingen van interne klanten zoals het management. Proactief zijn stelt communicatieteams in staat om niet alleen te reageren op de praktijk van alledag, maar ook om toekomstige kansen te creëren en te benutten. Dat dit vooruitdenken en strategisch plannen zo sterk resoneert bij interne klanten is niet zo gek. Het toont namelijk aan dat een communicatieafdeling niet alleen de dagelijkse taken beheert, maar ook actief bijdraagt aan de langetermijndoelstellingen en -succes van de organisatie.

Proactief zijn is dus populair, maar wat verstaan we er eigenlijk onder en hoe kan je er aan werken?

Wat is eigenlijk proactief zijn?

Proactief gedrag als communicatieteam of adviseur kenmerkt zich door factoren als vooruit denken, ongevraagd zaken oppakken en adviseren, initiatief nemen, een actieve houding hebben en verantwoordelijkheid ervaren.

In gesprekken met klanten merk ik dat in hun ogen proactiviteit er praktisch gezien voor moet zorgen dat het team communicatie zaken oppakt zonder dat iemand iets vraagt en dat er voorbij vandaag gekeken wordt en met die inzichten iets gedaan wordt. In de kern dus in het bezit zijn van zelfstartend vermogen en een vooruitziende blik.

Waar een veelgehoorde ‘klacht’ over communicatieteams nog wel eens is dat zij ‘vooral veel vragen stellen’, is deze eigenschap minder vervelend wanneer het gecombineerd wordt met een actieve houding lijkt het dus.

Hoe werk je aan proactiviteit als communicatie?

Je zou denken dat wanneer proactiviteit zo sterk gewenste kwaliteit is voor communicatie teams, er dan ook flink mee aan de slag wordt gegaan. Juist dat oppakken van proactiviteit zie ik minder. Er wordt wel veel over gesproken maar er aan werken gebeurt veel minder. Misschien omdat het best lastig is om proactief zijn voldoende aandacht te geven en te (blijven) ontwikkelen.

Er is al heel veel geschreven over de competentie of kwaliteit van 'proactiviteit'. Een praktische bottleneck om er mee aan de slag te gaan is vaak dat proactiever zijn wordt gezien als een houding-kwestie: “je moet gewoon iets meer ongevraagd de boel oppakken”. Dat is goedbedoeld maar weinig pakkend advies en het herhalen van zo’n advies maakt het niet effectiever.

Het is veel interessanter om te kijken wat een team of adviseur eigenlijk weerhoudt om proactief te zijn en van daaruit tactieken te ontwikkelen om daar mee om te gaan en elkaar te steunen in die ontwikkeling. Wat kan je tegenhouden om proactiever te zijn? Waar zit ‘em dat in, is dat een kwestie van willen of kunnen (lees voor een uitgebreide toelichting over ‘willen en kunnen’ ook dit artikel)?

Wat ik merk is dat er een aantal opvallendheden zijn wanneer je met elkaar het gesprek aan gaat hierover:

• Vooruitdenken in je werk als communicatieteam begint met een duidelijk beeld waar je verantwoordelijk voor bent en waar je precies regie over hebt of zou moeten hebben
• Wanneer dit leidt tot een heldere focus waar je als team en als individuele adviseur van bent, heb je een fundament om op verder te bouwen
• Teams en adviseurs hebben veel aannames over wat of waarom proactiviteit wel of niet werkt in bepaalde situaties met interne klanten, verken deze aannames door interne klanten te bevragen en bespreek in je team
• Niet iedereen hoeft in dezelfde mate proactief te zijn gezien de taken en functie
• Proactiviteit betekent voor verschillende rollen in je team soms ook echt iets anders
• Als je een beeld hebt gevormd van hoe je proactiever wilt zijn, deel dit dan ook bewust met je interne klanten
• Zorg ervoor dat je het blijft bespreken op gezette tijden met elkaar

Als team er mee aan de slag

Veelal ligt de ontwikkeling van proactiviteit op het individuele niveau van de communicatieadviseur, toch is het ook raadzaam om als team mee aan de slag te gaan. Leren van elkaar op het gebied van proactief zijn. Samen in die zin dat je deelt en bespreekt hoe je als team zaken aanpakt en wat daarbij werkt en wat niet, creëert de beste voedingsbodem voor het structureel aandacht geven aan proactiviteit.

Met veel verschillende afdelingen en teams communicatie werk ik aan hun positie. Mocht je meer willen weten over dit onderwerp of heb je interesse in ondersteuning van je team of afdeling communicatie, neem gerust contact met mij op.

Andere artikelen lezen?

• De ontwikkeling van de afdeling communicatie
• Werken aan je positie als communicatieadviseur
• Rol en mogelijkheden voor communicatie in de corona-crisis
• Hoe positioneer je de afdeling communicatie?
• Als communicatieadviseur in een strategische positie komen
• Het belang van het communicatieperspectief
• Hoe presteren andere afdelingen communicatie
• Probleemdenken bij de visievorming voor je afdeling
• Je uitgangssituatie in kaart brengen voor je afdeling
• Hoe komt verandering tot stand voor je afdeling?
• Het Rolmodel gebruiken voor je afdeling?