Artikel | Over taken en rollen van communicatie in projecten

In veel organisaties gebeurt het bijna onbewust: een communicatieadviseur schuift aan bij een project om te adviseren op communicatie, maar vertrekt als informele projectleider. Niet omdat dat zo is afgesproken. Niet omdat iemand dat formeel heeft belegd. Maar omdat niemand anders het oppakt. Of omdat het project dreigt te vertragen. Of omdat de adviseur weet: als ík het niet doe, gebeurt het niet.

Het is een mechanisme dat diep verweven zit in de aard van het communicatievak: betrokkenheid, oplossingsgerichtheid, overzicht houden, het geheel zien. Precies die sterke eigenschappen kunnen óók een valkuil zijn. Want zonder dat je het doorhebt, trek je steeds kleine stukjes verantwoordelijkheid naar je toe — totdat je een half project aan het dragen bent dat eigenlijk niet van jou is. En ondertussen vraag je je af waarom je tijd tekort komt.

Hoe het begint: kleine signalen negeren

Het overnemen van taken start zelden met grote stappen. Het begint subtiel.

• “Zal ik die afspraak anders wel plannen?”
• “Ik schrijf de uitgangspunten wel even op.”
• “Ik stuur alsnog even dat verslag rond, anders blijft het liggen.”

Eén keer is geen keer. Twee keer kan nog. Maar op de lange termijn vormt het een patroon waarin communicatieprofessionals structureel gaten vullen die ontstaan door onduidelijke rollen, afwezige projectleiders of gebrek aan tijd bij anderen.

En precies daar ontstaat de kern van het probleem: de organisatie raakt eraan gewend dat Communicatie het wel oplost. Sterker nog: het wordt onderdeel van de projectdynamiek. Als Communicatie erbij zit, komt het goed. En dat is fijn, maar ook risicovol.

Het overleg dat niemand leidde

Tijdens een recente workshop vertelde een communicatieadviseur een herkenbare anekdote. Ze zat in een projectgroep die al tijden probeerde een initiatief van de grond te krijgen. Er waren aardig wat bijeenkomsten geweest, maar elke keer vertrok iedereen zonder concrete afspraken.

“Ik zag het gebeuren, al 3 vergaderingen lang,” zei ze. “Iedereen praatte, maar niemand leidde. Aan het einde van de vergadering keek ik rond en dacht: als ik nu niet samenvat, gebeurt er niks. Maar als ik het wél doe, dan ben ik de projectleider. En dat ben ik niet.”

  

  

De vierde vergadering hield ze zich stil. Ze besloot op haar handen te gaan zitten en te wachten. De stilte viel. De groep keek elkaar aan. Niemand vroeg wat de volgende stap was, niemand nam initiatief. Na vijftien seconden zei iemand: “Oké, zullen we dan maar afsluiten?” De vergadering viel uit elkaar. Geen afspraak, geen actiepunten, geen richting.

Het voelde heel onprettig. Maar het was ook een eyeopener: zó afhankelijk was het project geworden van iemand die niet eens formeel verantwoordelijk was. Ben je vaak degene die zegt 'ok, wat hebben we nu afgesproken?’, stukken mailt aan mensen die om zich voor te bereiden, snel even een samenvatting maakt? Kijk dan eens goed naar dergelijke projecten en je rol daarin.

Waarom communicatieprofessionals zo snel in deze valkuil stappen

Het is te makkelijk om te zeggen: “Dan moet je het gewoon niet doen.” De realiteit is complexer. Drie factoren spelen een rol is mijn vermoeden:

1. Betrokkenheid en verantwoordelijkheidsgevoel
Communicatieprofessionals werken vanuit intrinsieke motivatie en zijn niet het primair proces in een organisatie. Je gaat samen iets neerzetten dat klopt, dat mensen raakt, dat werkt. Als een project vastloopt, doet dat pijn. En dus stapt de adviseur in.

2. Organiserend vermogen wordt verward met projectleiding
Veel communicatieprofessionals kunnen goed structureren, plannen, verbinden, overzicht houden. Daardoor wordt hun toegevoegde waarde onbedoeld vertaald naar: “Dan kun jij het toch wel trekken?”.

3. Onduidelijke projectstructuren in de organisatie
Als de rol van projectleider niet helder is, geen opdrachtgever zichtbaar is of niemand verantwoordelijkheid neemt, ontstaat een vacuüm. En een vacuüm wordt altijd gevuld — vaak door degene die het meeste gevoel van urgentie heeft.

Mogelijke gevolgen: tijdnood, frustratie en een verkeerde rolarchitectuur

Het overnemen van taken lijkt op korte termijn efficiënt, maar creëert op langere termijn structurele problemen:

• Tijdnood: je kunt niet adviseren op strategisch niveau als je agenda dichtslibt met operationele en projectleidersmatige taken.
• Rolvermenging: je wordt onbedoeld verantwoordelijk gehouden voor zaken die niet tot je werk horen.
• Onrealistische verwachtingen: anderen gaan ervan uit dat 'communicatie' altijd inspringt wanneer het nodig is.
• Professionele schade: het belemmert de beweging naar een meer strategische, adviserende rol.

Uiteindelijk draagt dit bij aan het creëren van een situatie waarin de afdeling vooral gaten aan het dichten is, in plaats van waarde toe te voegen aan projecten vanuit hun expertrol en specifieke kennis en kunde.

Oefen met ‘professioneel op je handen zitten’

Soms moet je letterlijk ervaren wat er gebeurt als jij niet inspringt. Niet om het project te laten falen, maar om het patroon zichtbaar te maken. Velen kennen deze dynamiek. Het helpt enorm om casuïstiek te delen en elkaar scherp te houden op rolbewaking.

Professionele grenzen zijn geen ‘nee’, maar een voorwaarde voor kwaliteit. En zolang de reflex blijft bestaan om automatisch in elk gat te springen, houden we een dynamiek in stand waarin de communicatieadviseur de rol van projectleider vervult — zonder mandaat, zonder tijd, en vaak zonder dat iemand het echt doorheeft. Pas als je als communicatie stopt met het dichten van gaten, ontstaat er ruimte om de positie in te nemen die je als team zélf voor ogen hebt.

Meer weten?

Zit je met een vraag en benieuwd naar de mogelijkheden? Eens sparren kan altijd! Neem gerust contact op met mij: 033 - 21 10 075 of stuur een e-mail

  

  

  

  

  

• Maak zelf de Afdelingsscan

  Wil je weten waar jouw afdeling staat? Maak dan de gratis Afdelingsscan en ontvang direct de resultaten.

  

• Ontvang de nieuwste artikelen

  Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang automatisch de nieuwste artikelen per mail.

  

  

Andere artikelen lezen?

• Werken aan je positie als communicatieadviseur
• Hoe positioneer je de afdeling communicatie?
• Als communicatieadviseur in een strategische positie komen
• Het belang van het communicatieperspectief
• Hoe presteren andere afdelingen communicatie
• Probleemdenken bij de visievorming voor je afdeling
• Je uitgangssituatie in kaart brengen voor je afdeling
• Hoe komt verandering tot stand voor je afdeling?
• Het Rolmodel gebruiken voor je afdeling?