Artikel | Over urgentie en grenzen bewaken

Het lijkt wel alsof iedereen iets van je wil. De communicatieafdeling is al druk met lopende projecten, maar tussendoor blijven de vragen binnenstromen. “Kun je even meekijken met deze tekst?” “Kun je snel een post maken voor op LinkedIn?” “We hebben morgen een flyer nodig, lukt dat?”

Voor je het weet is het einde van de dag in zicht — en ben je nauwelijks aan je eigen werk toegekomen. Van afdelingen en teams hoor ik vaak dat ze afwillen van het ‘u vraagt, wij draaien’ dat ze hindert om toe te komen aan prioriteiten voor communicatie.

Veel communicatieafdelingen worstelen met een constante stroom aan vragen, vaak zonder duidelijke prioritering. De uitdaging is om regie te houden in de drukte, zonder je adviesrol kwijt te raken.

Alles voelt urgent. Maar is het ook belangrijk?

In de waan van de dag is het verleidelijk om overal direct op te reageren. Je wilt behulpzaam zijn, dan is het maar weggewerkt, een interne opdrachtgever wil je graag tevreden houden, etc.. . Maar dat zorgt er ook voor dat je op de korte termijn steeds brandjes blust en je op de lange termijn geen tijd overhoudt voor wat er écht toe doet.

Veel communicatieafdelingen zitten in deze valkuil: alles voelt of wordt gepresenteerd als urgent, dus alles krijgt aandacht. Maar wat belangrijk is voor de organisatie, raakt uit beeld. Strategie en proactiviteit verdwijnen naar de achtergrond.

Als het gaat over urgentie en belang wordt nog wel eens de bekende Eisenhower-matrix aangehaald. Comedian Kasper van der Laan legt het uit in deze video maar geeft er zijn eigen draai aan...

Overvraging is niet een kwestie van pech

Dat je overspoeld wordt met vragen, is geen toeval. Communicatie is zichtbaar én veelzijdig, waardoor iedereen er wel iets mee wil. Maar als je niet oppast, verandert je afdeling van strategische sparringpartner in een interne helpdesk. En daar schuilt het risico. Want wie alleen uitvoert, verliest invloed en de kans om optimaal van waarde te zijn.

Het is dus essentieel dat je als communicatie grenzen stelt. Niet door overal “nee” op te zeggen, maar door te zorgen dat de juiste vragen bij de juiste mensen terechtkomen. Dus ‘Nee’ voorkomen in plaats van ‘nee’ te moeten verkopen.

Grenzen stellen = professioneel zijn

Eigenlijk is dit een vorm van grenzen stellen. En grenzen stellen is geen zwaktebod. Het is een teken van volwassenheid en professionaliteit als communicatie. Als jij je werkdruk serieus neemt en duidelijk maakt wat jouw afdeling wel én niet doet, help je de organisatie uiteindelijk beter. En ja, dat betekent ook dat je soms een verzoek afwijst — of doorverwijst naar een andere afdeling. Maar liever nog wil je dat zulke vragen je überhaupt niet meer bereiken.

Hoe je dat doet? Door zichtbaar te zijn in je rol, door verwachtingen te managen en door je processen goed in te richten.

Tips

Zit je regelmatig tot over je oren in het werk en wil je daar iets aan doen? Hieronder een paar praktische stappen om je werkdruk te verlagen zonder je toegankelijkheid te verliezen:

1. Breng in kaart wat er allemaal binnenkomt: Houd een vaste periode (bijvoorbeeld een week of twee) lang bij welke verzoeken je krijgt, via welke kanalen en van wie. Dit geeft je inzicht in de aard en hoeveelheid van de vragen — en laat zien waar je het meest wordt overvraagd.
2. Maak onderscheid tussen belangrijk en urgent: Gebruik een eenvoudig model zoals de Eisenhower-matrix om te bepalen waar je wel of geen aandacht aan geeft. Zo voorkom je dat je dag wordt bepaald door andermans spoedklusjes.
3. Ontwikkel een intakeproces: Laat niet iedere vraag zomaar bij je binnenkomen. Ontwikkel een kort proces waarmee je structureel vragen beoordeelt, prioriteert en — indien nodig — doorverwijst.
4. Positioneer je afdeling sterker: Wees helder over je rol: adviseur, uitvoerder of allebei? Hoe scherper je dat afbakent, hoe makkelijker het wordt om nee te voorkomen.
5. Deel je kaders actief met de organisatie: Laat anderen weten hoe en wanneer ze een beroep op jullie kunnen doen. Hoe duidelijker de spelregels, hoe kleiner de kans dat ze worden 'overtreden'.

Meer weten?

Wil je meer grip op werkdruk en duidelijker de regie als afdeling? Ik denk graag met je mee over een aanpak die past bij jouw team én bij de organisatie waar je voor werkt. Eens sparren kan altijd! Neem gerust contact op met mij: 033 - 21 10 075 of stuur een e-mail

• Maak zelf de Afdelingsscan

  Wil je weten waar jouw afdeling staat? Maak dan de gratis Afdelingsscan en ontvang direct de resultaten.

  

• Ontvang de nieuwste artikelen

  Schrijf je in voor de nieuwsbrief en ontvang automatisch de nieuwste artikelen per mail.

  

Andere artikelen lezen?

• Werken aan je positie als communicatieadviseur
• Hoe positioneer je de afdeling communicatie?
• Als communicatieadviseur in een strategische positie komen
• Het belang van het communicatieperspectief
• Hoe presteren andere afdelingen communicatie
• Probleemdenken bij de visievorming voor je afdeling
• Je uitgangssituatie in kaart brengen voor je afdeling
• Hoe komt verandering tot stand voor je afdeling?
• Het Rolmodel gebruiken voor je afdeling?