Artikel
Over persoonlijk contact, vooruitkijken en evalueren
In het kort
Veel werk dat als ad-hocverzoek binnenkomt, was elders al bekend. Regelmatig contact met de opdrachtgevers van wie je veel losse vragen krijgt, maakt plannen eerder zichtbaar en het werk planbaarder. Maak in die gesprekken ook keuzes, maak verwachtingen concreet en kijk samen terug op verzoeken die op het laatste moment kwamen. Dat kost in het begin tijd, dus geef het een plek in je planning.
Een team vertelde tijdens een werksessie dat het regelmatig overlegde met een van zijn interne opdrachtgevers. Plannen kwamen daar eerder op tafel. Werk dat voorheen als losse vraag tussendoor binnenkwam, werd daardoor onderdeel van de planning. Met een andere afdeling bestond dat contact nog nauwelijks. Juist daar ontstonden veel verrassingen.
Dat verschil is interessant. Vooruitkijken met een opdrachtgever kan je werk planbaarder maken. Bovendien kun je eerder bespreken welke bijdrage van Communicatie nodig is en wat de opdrachtgever zelf organiseert.
Waarom hoor je pas laat van plannen die elders al bekend zijn?
Een verbouwing, een nieuw project of een wijziging in de dienstverlening ontstaat zelden op het moment waarop Communicatie een verzoek ontvangt. Er zijn vaak al gesprekken gevoerd en besluiten genomen. Alleen was het team daar nog niet bij betrokken.
De verklaring kan heel gewoon zijn. De opdrachtgever was bezig met de inhoud en zag communicatie als iets voor later. Of wilde eerst zekerheid hebben voordat er andere collega's werden aangehaakt. Misschien wist diegene ook niet wat je in een eerdere fase kon bijdragen.
Als je dat wilt veranderen, helpt het om de mensen op te zoeken bij wie de plannen ontstaan. Wat staat er op hun agenda? Welke besluiten worden voorbereid? Waar is nog onzekerheid? Met die informatie kun je beter inschatten wat er mogelijk aan werk aankomt.
Welk ritme past bij het contact met een opdrachtgever?
Je hoeft niet met iedere collega een nieuw overleg te organiseren. Kijk eerst met welke opdrachtgevers je veel werkt en waar het werk regelmatig te laat zichtbaar wordt. Begin bijvoorbeeld bij één afdeling waarvan je vaak losse verzoeken krijgt.
Kies een ritme dat past bij de hoeveelheid en aard van het werk. Bij een intensieve samenwerking kan tweewekelijks contact zinvol zijn. Elders is eens per twee of drie maanden voldoende, aangevuld met contact wanneer er iets verandert. Soms kun je aansluiten bij een overleg dat al bestaat.
Bespreek daarin vooral wat eraan komt en wanneer jouw bijdrage nodig is. Ook een plan dat nog niet definitief is, kan relevant zijn. Je kunt afspreken wanneer er meer duidelijkheid wordt verwacht en op welk moment je opnieuw contact hebt. Zo hoef je niet meteen capaciteit vast te leggen voor ieder idee.
Betekent vroeg contact dat je alles gaat doen?
Een begrijpelijke zorg is dat zo'n gesprek juist extra werk oplevert. Als je gaat vragen naar plannen, komen er misschien meer ideeën en verzoeken op tafel.
Dat kan gebeuren. Daarom is het belangrijk om in hetzelfde gesprek keuzes te maken. Welke plannen vragen communicatieadvies? Wat past bij de afgesproken prioriteiten? Wat kunnen collega's zelf doen en wat kan wachten?
Vooruitkijken geeft je de gelegenheid die afweging te maken voordat een datum dichtbij is en de oplossing al vastligt. Misschien blijkt een uitgebreid middel helemaal niet nodig. Of kan de opdrachtgever het werk anders voorbereiden, waardoor jouw bijdrage kleiner en gerichter wordt.
Je stelt dus niet alleen de vraag wat je kunt doen. Je bespreekt ook welke aanpak voor de organisatie zinvol is en wie daarin welke verantwoordelijkheid heeft.
Hoe maak je verwachtingen concreet?
‘We betrekken jullie voortaan eerder' klinkt goed, maar is nog lastig om naar te handelen. Wanneer is eerder? Bij de eerste verkenning, bij het vaststellen van een projectplan of zodra een besluitdatum in beeld komt?
Maak dat concreet voor het soort werk waarover je spreekt. Bijvoorbeeld: bij een voorgenomen verbouwing bespreken we samen de gevolgen voor bezoekers voordat de planning definitief wordt. De projectleider levert de inhoudelijke informatie aan. Communicatie adviseert over de uitleg en de contactmomenten.
Bespreek ook wie de vragen vanuit een afdeling verzamelt. Als iedere medewerker afzonderlijk iets aanvraagt, kan de afdeling zelf het overzicht kwijtraken. Een gezamenlijk overzicht helpt beide kanten om te kiezen wat aandacht verdient.
Bij een nieuwe werkwijze hoort uitleg aan de mensen die ermee gaan werken. Een afspraak tussen twee managers is nog geen gedeeld beeld bij alle collega's. Controleer daarom bij de eerste verzoeken of duidelijk is wat de bedoeling is.
Waarom loont het om samen terug te kijken?
Vooruitkijken krijgt vaak eerder aandacht dan evalueren. Zodra iets is afgerond, wacht alweer het volgende project. Toch kan een kort gesprek achteraf veel duidelijk maken over terugkerend ad-hocwerk.
Neem bijvoorbeeld een verzoek dat op het laatste moment binnenkwam en alsnog goed is afgehandeld. Bespreek wanneer de behoefte bekend was, waardoor de druk ontstond en wat een volgende keer eerder besproken kan worden. Vraag ook wat jouw team beter had kunnen doen.
Daarmee wordt evalueren een gesprek over de samenwerking. Alleen vragen of de opdrachtgever tevreden was, is te beperkt. Die kan heel tevreden zijn met het resultaat, terwijl jouw team daarvoor veel ander werk heeft moeten verplaatsen.
Je kunt bij belangrijke opdrachtgevers een paar keer per jaar bewust tijd maken om zo terug te kijken. Stuur vooraf enkele onderwerpen mee en neem concrete voorbeelden mee. Spreek daarna één verbetering af die je bij het volgende project kunt uitproberen.
Hoeveel tijd vraagt de verandering?
Persoonlijk contact, verwachtingen uitspreken en samen evalueren kosten tijd. Zeker in het begin kan het voelen alsof je meer moet doen om minder tussendoorwerk te krijgen. Je moet de werkwijze uitleggen, herinneren aan afspraken en soms een lastig gesprek voeren.
Die investering verdient aandacht in je planning. Als je haar alleen doet wanneer het toevallig rustig is, komt ze waarschijnlijk weinig aan bod. Begin daarom bij een samenwerking waar regelmatig werk vandaan komt en waar een verbetering merkbaar verschil kan maken.
Een afspraak krijgt pas effect wanneer beide kanten ernaar handelen. Vraag bij het volgende gezamenlijke gesprek daarom ook wat er sinds de vorige afspraak werkelijk anders is gegaan. Dat maakt zichtbaar wat werkt en wat nog aandacht vraagt.
Welk werk je zelf anders kunt inrichten, lees je in Welke werkzaamheden kun je anders organiseren?
Door: Reinder van Zandvoort
Alle artikelen | LinkedIn
Aan de slag met je afdeling?
Met veel plezier werk ik met teams en afdelingen samen aan vraagstukken. Zit je met een vraag? Bel gerust eens voor een vrijblijvend gesprek.
033 - 21 10 075info@de-afdelingcommunicatie.nl
Reinder van Zandvoort, adviseur en trainer · Meer over mij
Meer artikelen in het thema Focus voor communicatie
Focus voor communicatie gaat over de keuzes die je als team maakt: waar besteed je tijd en aandacht aan? Veel communicatieafdelingen willen meer ruimte voor de vraagstukken met de grootste bijdrage aan de organisatie, zoals organisatieontwikkeling, strategisch advies, verandercommunicatie of reputatie. Dat vraagt om bewuste keuzes over waar de afdeling haar capaciteit inzet.
Meer over het thema Focus voor communicatie
Meer lezen? Bekijk dan de andere artikelen.
Welke werkzaamheden kun je anders organiseren?
Minder ad-hocwerk door beter samen te werken met opdrachtgevers
Wat jouw reactie op een verzoek betekent voor de volgende keer
Drie manieren om als communicatie grip te krijgen op ad-hocwerk
Wat voor ad-hocwerk komt er bij jullie binnen?
Hoe ad-hocwerk zichzelf in stand kan houden
Evalueren is geen luxe – het is je legitimatie
Ruimte voor focus in de waan van de dag
De organisatie van communicatie en de afdeling
Meer effect als communicatie? Stel jezelf eens een paar vragen...
3 stappen voor meer focus als communicatieafdeling
Je interne opdrachtgevers benaderen als doelgroep
