Welke werkzaamheden kun je anders organiseren?

Artikel

Ruimte maken door terugkerend werk anders aan te pakken

8 november 2026 ·Leestijd: 7 min.
Thema: Focus voor communicatie

Een communicatieafdeling die tijd tekortkomt, kijkt al snel hoe het werk sneller kan. Een beter hulpmiddel, een duidelijkere planning of een kortere afstemming. Dat kan helpen. Daarnaast is het nuttig om de werkzaamheden zelf eens te bekijken. Moet dit iedere keer op deze manier gebeuren? En welk deel moet je als Communicatie eigenlijk zelf doen?

Bij terugkerend ad-hocwerk liggen vaak mogelijkheden om iets aan de inrichting te veranderen. Zeker als dezelfde soort vragen steeds opnieuw tijd en aandacht vragen.

Welke mogelijkheden heb je?

In workshops gebruik ik hiervoor meestal een overzicht met mogelijkheden, verdeeld over vier thema's. Het helpt namelijk om wat breder te kijken voordat je een oplossing kiest.

Je hoeft deze mogelijkheden niet allemaal toe te passen. Het overzicht helpt juist om bij een concreet soort werk te kiezen wat verschil kan maken. Vaak past een combinatie. Daarvoor moet je eerst weten waar het werk en de afstemming precies in zitten.

Waarom begin je bij werk dat regelmatig terugkomt?

Kies een herkenbare werkstroom. Bijvoorbeeld aanvragen voor vormgeving, wijzigingen op de website of het ondersteunen van kleine bijeenkomsten. Kijk naar het hele verloop, vanaf de eerste vraag tot de afronding.

Daarbij komt vaak werk in beeld dat je niet direct meetelt. Je vraagt ontbrekende informatie op, zoekt uit wie iets kan goedkeuren, herinnert iemand aan een reactie of past materiaal aan nadat de uitgangspunten zijn gewijzigd. De uitvoering zelf kan een klein deel van het totale werk zijn.

Voordat je een oplossing kiest, moet je dus weten waar de tijd naartoe gaat. Sneller ontwerpen opmaken levert weinig op als het grootste deel van de tijd in onduidelijke aanlevering en correctierondes zit.

Volstaat een lichtere aanpak?

Niet iedere vraag vraagt om een nieuw concept of uitgebreid plan. Voor een kleine bijeenkomst kan een bestaande uitnodiging met een paar aanpassingen voldoende zijn. Een kort advies kan soms op één pagina. En een eenvoudige mededeling hoeft niet langs dezelfde goedkeuringsroute als een gevoelig beleidsbesluit.

Bespreek welke kwaliteit voor dit werk nodig is en welke stappen daarbij horen. Daarmee voorkom je dat de meest uitgebreide aanpak vanzelf de standaard wordt.

Soms is de afweging nog fundamenteler. Draagt de gevraagde activiteit voldoende bij om haar uit te voeren? Een taak die weinig oplevert, hoef je niet per definitie efficiënter te organiseren. Je kunt ook voorstellen ermee te stoppen of haar minder vaak uit te voeren.

Hoe maak je herhaling gemakkelijker?

Bij vergelijkbare verzoeken kun je werken met vaste formats, een terugkerende werkwijze of een beperkt aantal intakevragen. Dat scheelt iedere keer opnieuw bepalen wat er nodig is.

Een sjabloon moet wel aansluiten op het werk van de gebruiker. Een uitgebreide verzameling formats is weinig waard als collega's het juiste voorbeeld niet kunnen vinden of niet weten wat ze mogen aanpassen. Vraag daarom bij een paar werkelijke aanvragen wat mensen nodig hebben en laat hen ermee werken voordat je de voorziening verder uitbreidt.

Bundelen kan hierbij helpen. Kleine webwijzigingen kun je op vaste momenten verwerken. Voor terugkerende publicaties kun je de voorbereiding en afstemming vooraf inplannen. Het voordeel zit dan zowel in minder onderbrekingen als in een duidelijker verwachting over de oplevering.

Wat doe je zelf en wat kan elders?

Dat Communicatie bij een onderwerp betrokken is, betekent niet dat de afdeling iedere stap moet uitvoeren. Bij bewegwijzering kan iemand anders bijvoorbeeld bepalen welke routes nodig zijn. Een gespecialiseerd bureau maakt de uitwerking. Communicatie kijkt mee naar begrijpelijkheid en huisstijl.

Ook binnen de organisatie kun je het werk anders verdelen. Een inhoudelijke afdeling kan zelf haar informatie actualiseren, terwijl Communicatie adviseert over structuur en redactie. De organiserende afdeling kan inschrijvingen en praktische voorbereiding van een bijeenkomst verzorgen.

Maak bij zulke keuzes concreet wie het werk overneemt, welke kennis of hulpmiddelen nodig zijn en wie beslist bij vragen. Bij uitbesteden hoort ook duidelijkheid over budget, opdrachtverlening en controle. Anders vervang je uitvoerend werk mogelijk door evenveel coördinatie en zoekwerk.

Een taak is pas anders belegd wanneer de nieuwe werkwijze in de praktijk functioneert. Zolang iedereen bij onduidelijkheid weer naar Communicatie kijkt, blijft het team alsnog verantwoordelijk voelen voor de oplossing.

Wanneer nemen hulpmiddelen werk weg?

Automatiseren of AI gebruiken kan onderdelen van het werk versnellen. Denk aan een eerste tekstvoorstel of het verwerken van een vaste aanlevering. Het helpt om precies te benoemen welk probleem je ermee wilt oplossen en welke beoordeling nodig blijft.

Als de inhoud nog onduidelijk is, lost een snellere tekstproductie dat niet op. En als je door de tijdwinst makkelijker overal ja op zegt, hoeft je totale werkdruk niet te dalen.

In de praktijk is die winst vaak kleiner dan je zou verwachten. Een grote Deense studie onder zo'n 25.000 werknemers liet zien dat AI-chatbots in 2023 en 2024 gemiddeld ongeveer 3 procent van de werktijd bespaarden. Bij een deel van de mensen leverde het juist nieuw werk op.

Kijk ook naar de inspanning om een hulpmiddel te bouwen, te beheren en uit te leggen. Een voorziening waarvoor je dagen werk moet verzetten om enkele kleine vragen per maand te voorkomen, is niet vanzelf de beste eerste stap. Een eenvoudiger afspraak kan op dat moment meer opleveren.

Hoe combineer je maatregelen die bij elkaar passen?

Een voorbeeld maakt dat concreet. Een afdeling vraagt regelmatig om posters en andere kleine uitingen. Communicatie maakt alles afzonderlijk op. Je kunt dan een beperkt aantal bruikbare sjablonen aanbieden, afspreken dat de afdeling de inhoud zelf voorbereidt en ingewikkeldere aanvragen bundelen voor een vast productiemoment. Specialistisch werk kan naar een externe vormgever.

Zo'n combinatie verandert meer dan alleen de snelheid van de vormgeving. Ook de aanlevering, taakverdeling en planning worden duidelijker. Dat vraagt wel dat je de opdrachtgever meeneemt en dat collega's binnen het team dezelfde afspraken gebruiken.

Hoe probeer je een nieuwe werkwijze uit?

Kies één werkstroom en probeer de nieuwe werkwijze een afgesproken periode uit. Bepaal wie de verandering begeleidt en wanneer je terugkijkt. Kijk dan naar de tijdsbesteding, de kwaliteit en de ervaring van de mensen die ermee werken.

Bespreek vooraf ook waar je de vrijgekomen tijd voor wilt gebruiken. Misschien wil je beter vooruitkijken met opdrachtgevers of een terugkerend vraagstuk grondiger onderzoeken. Zonder zo'n keuze kan de ruimte snel opgaan aan nieuwe losse verzoeken.

Werk anders inrichten kost eerst aandacht. Houd de eerste verandering daarom overzichtelijk en zorg dat je kunt zien wat ze oplevert. Een werkwijze die bij één veelvoorkomende vraag goed functioneert, geeft je een concrete basis om verder te verbeteren.

Dit is het laatste deel van een reeks over ad-hocwerk. De reeks begint met Hoe ad-hocwerk zichzelf in stand kan houden.

Door: Reinder van Zandvoort
Alle artikelen | LinkedIn

Aan de slag met je afdeling?

Met veel plezier werk ik met teams en afdelingen samen aan vraagstukken. Zit je met een vraag? Bel gerust eens voor een vrijblijvend gesprek.

033 - 21 10 075info@de-afdelingcommunicatie.nl

Reinder van Zandvoort, adviseur en trainer · Meer over mij

›Maak de Afdelingsscan ›Bekijk de workshops

Meer artikelen in het thema Focus voor communicatie